Como vender patrocínios para sua Rodada de Negócios

Você vende patrocínio para uma rodada de negócios mostrando ao patrocinador quem vai estar na sala e provando, depois, quantas reuniões aconteceram e entre quem. O resto é montar cotas que caibam em orçamentos diferentes e entregar exatamente o que foi vendido.

A dificuldade costuma estar no meio do caminho. A empresa gosta da ideia, pergunta "o que eu ganho com isso?" e recebe uma lista genérica de logotipos. Este texto mostra como responder melhor.

O que o patrocinador compra de verdade

O patrocinador não compra um logotipo no banner. Compra três coisas:

• acesso a um público que ele dificilmente reuniria sozinho, sentado e disposto a conversar;
• visibilidade junto a esse público, antes, durante e depois do evento;
• prova de que o público apareceu e de que as conversas aconteceram.

A terceira é a que mais falta nas propostas e a que mais pesa na renovação. Se você não consegue mostrar o que aconteceu, a cota do ano seguinte vira uma nova venda, do zero.

Quem procurar

Comece pelo público da sua rodada, não pela lista de grandes marcas da cidade. Quem vende para as empresas que vão estar na sala? Essas são as candidatas naturais, porque o seu evento resolve um problema delas: chegar a esse público.

Pesquise cada uma antes do contato. Entenda o que ela vende, para quem e se já apoiou eventos parecidos. Depois, troque a proposta genérica por uma conversa: uma reunião ou uma ligação rende mais do que um PDF enviado para muita gente.

Monte um cronograma de contatos, reuniões e apresentações, com antecedência suficiente para a marca do patrocinador entrar na divulgação.

Como montar as cotas

Cotas de valores diferentes deixam entrar empresas de tamanhos diferentes, da marca principal ao apoio local. Cada cota precisa dizer com clareza o que inclui. Algumas contrapartidas que fazem sentido numa rodada:

• marca na página do evento e no kit de divulgação;
• menção na abertura e nos intervalos;
• espaço para estande ou material no salão;
• display com a marca em cada mesa, à vista em todas as conversas;
• uma fala curta de abertura, em que o patrocinador pode fazer uma oferta aos presentes;
• vaga como empresa âncora: o patrocinador fica fixo na mesa dele e os outros participantes circulam, sem repetir encontro;
• relatório do evento depois da rodada.

Quanto mais concreta a contrapartida, mais fácil a decisão. "Visibilidade" não diz nada. "Sua marca na página de inscrição e menção na abertura para todos os presentes" diz. E o que foi combinado vai para o contrato antes do evento, para não virar discussão no dia.

Alguns detalhes da operação ajudam a cumprir o combinado. No Rodada de Sucesso, as mensagens de voz são personalizáveis, com o texto do seu evento. E se o patrocinador quiser falar cinco minutos a mais, você pausa e retoma sem quebrar a grade das rodadas seguintes.

O que vai na proposta

Uma boa proposta cabe em poucas páginas:

1. O evento em um parágrafo: data, local, objetivo e formato.
2. O público: setores, porte das empresas e quantas pessoas você espera.
3. O que cada participante vive: com quantas empresas vai conversar ao longo do evento. O artigo quantas rodadas cabem no seu evento ajuda a ter esse número antes do convite.
4. As cotas: o que cada uma inclui, lado a lado.
5. O que o patrocinador recebe depois: o relatório e o prazo de entrega.
6. O cronograma: quando a marca entra na divulgação, o que acontece no dia e quando chega o relatório.
7. Edições anteriores, se houver: presença, número de reuniões e o que os participantes disseram.

Seja transparente sobre o que você controla e o que não controla. Você responde pelo perfil de quem é convidado, pela visibilidade e pela dinâmica das conversas. Não responde por negócio fechado, e prometer isso é o jeito mais rápido de perder o patrocinador na edição seguinte.

Quando são vários patrocinadores

Com mais de um patrocinador, o risco muda: prometer o mesmo espaço a dois, esquecer uma contrapartida ou colocar concorrentes lado a lado sem combinar antes. Algumas práticas evitam isso:

• Um registro central com cada proposta, contrato, prazo e contrapartida. Uma planilha simples resolve, desde que seja uma só.
• Uma pessoa responsável pela relação com os patrocinadores, do primeiro contato ao relatório final.
• Regra para concorrentes, decidida antes da venda: se você aceita duas empresas do mesmo ramo e em que cotas.
• Um mapa da ativação: onde fica cada marca no salão, quem fala em que momento e que material entra em cada lugar.
• Notícias antes do evento: conte ao patrocinador como estão as inscrições. Ele se sente parte do evento, e não só pagador.

Depois do evento: a entrega que renova

A renovação começa no dia seguinte ao evento. Mande o relatório enquanto o assunto está quente: presença, quantos encontros aconteceram e quem esteve com quem. No Rodada de Sucesso, esse relatório sai do próprio software, sem você montar nada à mão.

Junte a pesquisa de satisfação dos participantes e peça a opinião do patrocinador sobre o que funcionou. É com essa conversa que você ajusta as cotas da próxima edição. Para transformar esses números numa apresentação, veja como calcular e apresentar o resultado da rodada.

O patrocínio é uma das fontes de receita de uma rodada. As outras, como inscrição, uso do espaço e edições recorrentes, estão em como transformar rodadas de negócios em fonte de renda.

Veja o relatório antes de vender a cota

Em uma demonstração, mostramos o software com os números do seu evento, incluindo o que sai no fim para você levar ao patrocinador.