Evite os 7 erros mais comuns em Rodadas de Negócios

Os sete erros mais comuns em uma Rodada de Negócios acontecem antes de a primeira mesa sentar, e quase todos são de quem organiza. Todos são evitáveis com preparo, e cada um vem aqui com o que resolve.

Se você vai participar, e não organizar, os cuidados do seu lado da mesa estão no fim do artigo. E os erros de desenho, como anunciar rodadas antes de conferir se elas cabem, estão no guia de como organizar uma Rodada de Negócios.

1. Deixar o participante chegar sem preparo

A empresa que chega sem objetivo e sem apresentação ensaiada gasta a própria vez tentando explicar o que faz. A mesa inteira perde, não só ela.

O que resolve: mande a orientação antes do evento. Diga como a rodada funciona, quanto tempo cada um fala e o que vale levar. Sugira uma apresentação curta com três partes: o problema que a empresa resolve, para quem, e o que ela procura naquela sala. Veja como preparar quem vai participar.

2. Não dizer quem estará na sala

Quem não sabe com quem vai sentar leva a mesma apresentação genérica para todas as mesas. A proposta chega desalinhada e a conversa não avança.

O que resolve: divulgue antes o perfil da sala: setores, portes e o que os inscritos procuram. Assim cada participante ajusta a fala a quem vai ouvir. Se for divulgar o nome das empresas, peça essa autorização já na inscrição.

3. Montar as mesas por ordem de chegada

Sem saber o que cada empresa oferece e procura, a distribuição vira sorteio de cadeiras. O fornecedor senta com três fornecedores, e ninguém ali compra nada.

O que resolve: peça os dois campos na inscrição, oferta e procura, e revise os genéricos antes do evento. Quem escreveu "diversos serviços" merece um telefonema. Com esses dados, quem vende senta perto de quem compra. É o princípio do matchmaking empresarial.

E antes da mesa vem a porta de entrada. Defina para quem o evento é, em setor, porte e estágio da empresa, e use esse critério para aprovar inscrições. Quem não tem perfil para o objetivo do evento ocupa uma cadeira e esvazia a mesa inteira. Veja como fazer a curadoria dos participantes.

4. Não combinar as regras da mesa

Sem regra, o mais falante leva metade do tempo, e quem tenta vender a qualquer custo constrange os outros. Quem só fala e não escuta não descobre do que o outro precisa.

O que resolve: explique as regras antes da primeira rodada. Tempo igual para todos, cada um fala na sua vez, perguntas depois das falas. E diga o objetivo da mesa: entender o que o outro procura, não fechar contrato na primeira conversa. Os facilitadores mais eficazes fazem isso em poucos minutos.

5. Perder o controle do tempo

Uma mesa termina antes, outra estoura, a troca vira tumulto e a última rodada é cortada. Quem ficou para o fim conversa com menos gente do que o convite prometeu.

O que resolve: horário fixo para cada rodada, cronômetro visível para o salão inteiro e aviso sonoro antes do fim de cada fala. Anuncie a troca com destino, não só o fim. E reserve no cronograma o tempo de troca de mesa, porque é ele que some da planilha. O passo a passo está em como criar o cronograma das rodadas.

6. Não deixar espaço para o relacionamento

Uma apresentação curta abre uma conversa, mas não constrói confiança. Um evento só de mesas, sem pausa, deixa a conversa boa sem continuação.

O que resolve: um intervalo no meio do evento, com café e espaço para quem quer retomar a conversa da mesa anterior. Lembre os participantes de que a mesa é o começo do relacionamento, não o fim.

7. Encerrar o evento na última mesa

Contato sem retorno vira cartão esquecido na gaveta. E o evento sem números não consegue provar, para o patrocinador ou para a diretoria, que valeu.

O que resolve: no dia seguinte, agradeça, mande a pesquisa de satisfação e lembre os participantes de dar retorno às conversas nos primeiros dias. Registre quantas reuniões estavam previstas e quantas aconteceram. Veja o que fazer depois da rodada.

Errou na última edição? Como se recuperar

Quase todo organizador tem uma edição que não saiu como planejado. O que separa quem se recupera de quem desiste é o que acontece depois dela.

• Comece pelos números, não pela impressão. Quantos compareceram, quantas reuniões estavam previstas e quantas aconteceram. A distância entre os dois mostra onde doeu.
• Ouça quem participou. A pesquisa de satisfação e algumas ligações para quem saiu insatisfeito dizem mais do que a reunião interna.
• Escolha poucas mudanças. Duas ou três correções por edição ficam visíveis. Mudar tudo de uma vez apaga a referência do que já funcionava.
• Leve as lições para o planejamento. Objetivo claro, critério para selecionar participantes e orientação enviada antes entram no roteiro da próxima edição.
• Conte no convite o que mudou. Quem saiu frustrado só volta se perceber que o problema foi resolvido.

E os erros de quem participa

Do lado da mesa, os tropeços se repetem: chegar sem objetivo, não pesquisar quem estará na sala, fazer uma apresentação técnica demais, vender de forma agressiva sem escutar e não dar retorno depois. Se você vai participar, estes cuidados resolvem a maior parte:

• Preencha o cadastro com especificidade. Em eventos montados com software, o que você escreve em oferta e procura decide quem senta na sua frente. "Diversos serviços" desperdiça a mesa.
• Escreva o objetivo em uma frase. Não vale "fazer networking". Vale "encontrar distribuidores para o interior".
• Estruture a fala. Comece pela dor que você resolve, não por quem você é, e diga o que faz em linguagem de leigo, sem sigla de setor. Ensaie com cronômetro e pare quando terminar, porque a melhor parte da mesa costuma vir depois, nas perguntas. Veja como apresentar um produto ou serviço.
• Prepare as objeções. Comprador pergunta preço, prazo e capacidade em toda mesa. Diante de uma objeção, responda com uma pergunta que revele o critério real da pessoa, e se você não atende àquilo, indique quem atende.
• Anote o que a pessoa procura, não o que ela vende. Uma palavra no verso de cada cartão basta, porque em dois dias as conversas viram névoa.
• Cuide da primeira impressão. Roupa um degrau acima do indicado, conforto para levantar e sentar várias vezes e olhar dividido entre todos da mesa.

O retorno também tem roteiro. No primeiro dia, separe os contatos em cliente, fornecedor e parceiro possíveis. Nos dias seguintes, mande uma mensagem curta citando algo específico da conversa, proponha uma conversa objetiva a quem respondeu e registre tudo num lugar só, com a data do próximo contato.

Quem errou numa conversa ainda tem uma saída: um retorno personalizado nos dias seguintes, citando algo específico do que foi dito, pode reabrir a porta. Para o lado de quem participa, continue por como fortalecer relacionamentos depois da rodada.

Onde o software ajuda

Três desses erros são de conferência e condução, e não de estratégia: a mesa montada sem critério, o tempo que escapa e o evento que termina sem números.

O Rodada de Sucesso monta as mesas para que quem vende sente perto de quem compra, sem ninguém repetir encontro. No dia, o cronômetro, o áudio e o telão conduzem o salão. No fim, o relatório mostra quantas reuniões aconteceram e entre quem. A preparação dos participantes, as regras da mesa e o retorno continuam com você.

Software não dispensa o preparo da equipe. Revise o cadastro antes de importar a planilha, porque um setor digitado errado vira mesa errada. Faça um ensaio da operação com quem vai conduzir o salão e combine antes quem cuida das faltas: um clique reorganiza só o necessário, e o que já aconteceu não muda.

Para ver como isso fica no seu evento, agende uma demonstração.