Feiras de negócios: Crescimento empresarial

Feira de negócios entrega três coisas: visibilidade, leitura de mercado e contato. As duas primeiras ela entrega bem. A terceira depende quase inteiramente de acaso, e é aí que a maioria das empresas desperdiça o investimento.

Este artigo trata de como extrair contato de uma feira, e de quando vale combinar feira com rodada de negócios.

A conta do estande

Antes de decidir participar, faça a conta que quase ninguém faz.

Some tudo: locação do espaço, montagem, material impresso, brinde, deslocamento e hospedagem da equipe, e as horas das pessoas que ficarão lá. Suponha um total de R$ 12.000 para três dias.

Agora estime quantos contatos qualificados você espera. Não visitantes: contatos com nome, empresa e assunto conversado. Se forem 60, cada contato custou R$ 200. Se forem 20, custou R$ 600.

Compare com o custo de conseguir esses contatos por outro caminho. Essa comparação é o que decide se a feira vale, e ela muda completamente de empresa para empresa.

Como aumentar o número de contatos qualificados

• Defina o que é contato qualificado antes. Sem definição, a equipe conta folheto entregue.
• Tenha uma pergunta de triagem. "O que trouxe você até aqui?" separa curioso de comprador em dez segundos.
• Registre na hora. Nome, empresa, o que a pessoa procura e o próximo passo. Sem registro, o contato não existe.
• Marque reuniões antes da feira. Quem chega com agenda cheia não depende do fluxo do corredor.
• Combine o retorno. "Te mando a proposta na terça" vale mais do que "entramos em contato".

O que a feira faz melhor que qualquer outro formato

Comparação direta. O comprador vê você e os concorrentes no mesmo dia. Isso é ruim se você não tem diferencial, e excelente se tem.

Leitura de tendência. Andar pelos corredores mostra para onde o setor está indo, e isso é informação que não se compra.

Visibilidade de marca. Estar presente comunica solidez, especialmente em setores em que a ausência é notada.

O que a feira não faz bem

Encontro estruturado. Você depende de a pessoa certa passar no seu estande no momento em que você está livre. Isso é acaso.

Tempo de conversa. Conversa de corredor dura minutos e é interrompida.

Cobertura. Você não fala com todo mundo que interessa, e nem sabe quem deixou de passar.

É exatamente esse conjunto de limitações que a rodada de negócios resolve.

Por que combinar feira com rodada

Em uma rodada, cada participante conversa com muita gente nova de forma garantida, com tempo igual e sem repetir ninguém. A feira dá o público; a rodada transforma público em agenda.

A comparação é direta. Três dias de estande podem render 20 conversas qualificadas. Uma tarde de rodada rende dezenas, todas com nome, empresa e assunto. Não significa que a rodada substitui o estande: significa que ela é o complemento mais barato que existe para quem já está pagando pela feira.

Muitas feiras já oferecem a rodada como atividade interna. Se a sua não oferece, essa é uma proposta que costuma interessar à organização, porque agrega valor ao expositor sem custo relevante. Veja rodadas de negócios em feiras e congressos e como se destacar em feiras e exposições.

Como montar a rodada dentro da feira

Três restrições precisam entrar no desenho desde o começo.

O tempo é emprestado. A grade da feira manda. Se a janela é de duas horas e meia, o desenho precisa caber nela com folga.

O ruído é alto. O aviso de troca de mesa precisa ser audível acima do ruído ambiente, e a instrução precisa estar visível em uma tela.

A ausência é maior. Quem se inscreve em atividade de feira falta mais do que quem paga ingresso avulso. Trabalhe com margem e tenha plano de recálculo.

Dentro dessa janela, o que você decide é a experiência: conversa mais longa com menos gente, ou contato rápido com mais empresas. Decide também quanto tempo cada um tem para falar e se a rodada é aberta ou setorial.

O resto quem decide é a sala. O número de participantes, as mesas e os lugares em cada uma definem quantas rodadas cabem sem reencontro. Esse número é consequência do desenho, não escolha de agenda.

Por isso, não publique o formato na programação da feira antes de conferir. Prometer mais rodadas do que a janela comporta termina em reencontro na mesa ou em corte na hora, e as duas saídas frustram o expositor. Veja quantas rodadas cabem no seu evento.

Na demonstração, o software mostra o que a sua sala comporta, com os seus números.

Erros que desperdiçam a feira

• Estande sem objetivo escrito. Sem meta de contatos, não há como avaliar.
• Equipe conversando entre si. É o comportamento mais notado por quem passa.
• Material grosso. Catálogo pesado é deixado para trás. Uma folha vai junto.
• Não anotar. Cartão sem contexto vira desconhecido em 48 horas.
• Sem plano de retorno. É onde a feira efetivamente converte, e é o que quase todo mundo deixa para depois.

Depois da feira

Nos sete dias seguintes: separe os contatos em cliente possível, fornecedor possível e parceiro possível, mande mensagem personalizada citando algo específico da conversa, e registre tudo em um lugar só com data do próximo contato.

Continue por eficiência de rodadas contra feiras e eventos, rodada de negócios na feira do empreendedor e dicas para fortalecer relacionamentos após a rodada.

Feira bem aproveitada não é a que teve mais visitantes no estande. É a que gerou conversas registradas e retomadas na semana seguinte.