Seu público na Rodada de Negócios

Encher uma sala é fácil. Encher com as pessoas certas é o trabalho inteiro. Uma rodada com 80 participantes que não compram uns dos outros entrega menos do que uma com 30 bem escolhidos, e custa muito mais.

Este artigo é sobre como definir e encontrar o público de uma rodada de negócios.

Comece pela pergunta que define tudo

Antes de anunciar qualquer coisa, responda: quem vai comprar de quem nesta sala?

Se você não consegue nomear pelo menos cinco pares de compra plausíveis, o recorte está errado. Sala em que todo mundo vende para o consumidor final e ninguém compra de ninguém gera cartões e nenhuma venda.

Recortes que funcionam:

• Cadeia produtiva. Fornecedores e compradores do mesmo setor, com âncoras compradoras. Veja empresas âncoras.
• Serviços para empresas. Contabilidade, jurídico, TI, gráfica, uniforme, limpeza, marketing. Todos compram uns dos outros.
• Território. Empresas de um bairro, distrito industrial ou condomínio empresarial. A proximidade é o argumento.
• Complementaridade. Empresas que atendem o mesmo cliente com produtos diferentes. É a base mais confiável de indicação recorrente.

O perfil escrito, em uma página

Depois do recorte, escreva o perfil com precisão. Quatro itens:

1. Porte e faturamento aproximado. Uma sala com microempresas e multinacionais frustra os dois lados.
2. Quem é a pessoa que vem. Dono ou responsável por compras. Se vier gente sem autonomia, o evento vira coleta de folheto.
3. O que essa empresa compra. Escreva em categorias, não em generalidades.
4. O que ela vende. Idem.

Os itens 3 e 4 viram os campos de oferta e demanda no cadastro, e é deles que sai a montagem das mesas.

Como encontrar essas empresas

Comece pela sua própria carteira. Contadores, coworkings, associações e espaços de evento já têm a lista. Se você tem 200 clientes, 30 inscrições saem de duas semanas de telefone.

Use os primeiros inscritos como captadores. Quem já pagou tem interesse direto em ver a sala cheia de empresas complementares. Peça três indicações a cada um e ofereça condição para quem trouxer.

Vá a eventos do setor. Feiras, encontros de entidades e reuniões de associação são onde o seu público já está reunido. Veja rodada de negócios na associação comercial.

Faça uma pesquisa curta antes. Cinco perguntas, por telefone ou mensagem, para trinta empresas do perfil. Pergunte se iriam em dia útil ou sábado, quanto pagariam, o que vendem e o que pretendem comprar nos próximos seis meses. As duas últimas são as que revelam se existe negócio possível.

Use anúncio segmentado com moderação. Redes sociais servem para alcance, mas inscrição de rodada costuma vir de contato direto. Anúncio traz curioso; telefone traz comprador. Veja marketing de rodadas para o público certo.

O que ajuda a decidir o tamanho

O tamanho da sala não é preferência, é consequência.

Quem organiza decide a experiência: uma sala menor, em que cada participante conhece praticamente todo mundo, ou uma sala maior, com mais variedade e menos chance de cruzar com todos. Também decide o tempo de fala e se a rodada é aberta ou setorial.

Quanto maior a sala, mais rodadas são necessárias para que todos conversem com todos, e o tempo do evento não cresce na mesma proporção. O número de rodadas sai do desenho: quantas pessoas vão, quantas mesas cabem e quantos lugares cada mesa tem.

Ou seja: sala menor permite prometer que todos conhecem todos, que é um argumento de venda muito mais forte do que uma lista longa de empresas presentes. Mas só prometa depois de conferir: se o formato não fechar, o participante senta de novo com quem já conversou e a promessa vira frustração.

Na demonstração, o software mostra o que a sua sala comporta, com os seus números. Veja também quantas rodadas cabem no seu evento.

Erros de definição de público

• Aceitar qualquer inscrição para bater a meta. Uma empresa fora do perfil ocupa a cadeira de uma que geraria negócio.
• Público sem comprador. Muita oferta e nenhuma demanda é o recorte que mais frustra.
• Muita gente do mesmo segmento. Dez contabilidades na mesma sala anulam o valor umas das outras.
• Não pedir oferta e demanda na inscrição. Sem esses campos, a montagem das mesas é sorteio.
• Convidar quem não decide. Estagiário ou assistente sem autonomia não fecha nada e ocupa lugar.

Como o cadastro determina o resultado

No Rodada de Sucesso, o cadastro guarda o que cada empresa oferece e procura, além das restrições de cada participante, como quem não deve se encontrar ou quem fica em mesa fixa.

A agenda é gerada com zero repetição como regra dura, evitando colegas da mesma empresa na mesma mesa, e cada encontro tem uma nota de compatibilidade que você pode consultar e explicar ao participante.

Na prática, isso significa que a qualidade da inscrição determina a qualidade da mesa. Se você aceita cadastro com "diversos serviços" no campo de oferta, a montagem não tem o que cruzar. Cobre o preenchimento na mensagem de preparação.

A lista de inscritos entra por importação de planilha em xlsx ou csv, com conferência antes de gravar, o que resolve o caso de quem já coletou inscrição por formulário.

Depois: o público que volta

O público mais valioso é o da segunda edição. Ele já sabe como funciona, chega preparado e traz gente.

Para chegar lá, envie a lista de participantes em 48 horas, colete avaliação e anuncie a data seguinte ainda no encerramento. Veja o que fazer após a rodada e curadoria de participantes.

Público certo não é o maior. É aquele em que cada pessoa tem, na sala, pelo menos cinco motivos concretos para conversar.