Rodada de negócios: 4 dicas para uma boa comunicação

Este artigo é sobre a sua comunicação na mesa, durante a rodada. É a técnica de conversa, não a comunicação do organizador com as empresas, que está em como se comunicar melhor com as empresas.

Na mesa, o tempo é curto e igual para todos. Quatro comportamentos decidem se as pessoas vão lembrar de você.

1. Rapport, sem imitação

Rapport é a sensação de estar em sintonia com quem fala com você. Ela se constrói por detalhes: ritmo de fala parecido, volume compatível, postura espelhada com discrição.

O que funciona:

• Ajustar o ritmo. Se a pessoa fala devagar, não a atropele. Se fala rápido, não a faça esperar.
• Usar as palavras dela. Se ela diz "clientes", não responda "consumidores". Adotar o vocabulário do outro reduz atrito.
• Reconhecer antes de discordar. "Faz sentido, e no meu caso funciona assim" abre conversa. "Não é bem assim" fecha.

O que não funciona: imitar gestos de forma óbvia. Espelhamento percebido vira constrangimento, e o efeito é o oposto do pretendido.

2. Gesticule na medida

Gesto demais lê-se como nervosismo. Gesto de menos, como insegurança ou desinteresse.

Duas referências práticas para mesa de negócios:

• Mantenha as mãos visíveis, acima da linha da mesa. Mãos escondidas geram desconfiança sem que ninguém saiba explicar por quê.
• Use gesto para separar ideias, não para acompanhar cada palavra. Ao dizer "são três coisas", mostrar três dedos ajuda. Balançar as mãos o tempo todo cansa.

E lembre que em mesa redonda você fala para várias pessoas, não para uma. Divida o olhar. Falar sempre para a mesma pessoa faz as outras desconectarem.

3. Ouça de verdade, e prove que ouviu

Ouvir bem é a habilidade mais rara e a mais lucrativa em uma rodada. Quem só espera a vez de falar não escuta nada.

O teste é simples: depois que a pessoa terminar, você consegue repetir em uma frase o que ela procura? Se não consegue, você não estava ouvindo.

Três hábitos que resolvem:

• Anote enquanto ouve. Uma palavra no verso do cartão. Além de ajudar a lembrar, mostra que a conversa importou.
• Repita antes de responder. "Então você procura fornecedor de embalagem com entrega semanal, é isso?" Confirmação evita a resposta errada.
• Fique em silêncio depois da pergunta. A informação mais útil costuma vir no segundo em que a pessoa continua falando porque você não interrompeu.

4. Faça perguntas abertas

Pergunta fechada gera sim ou não e encerra a conversa. Pergunta aberta gera informação.

Perguntas que funcionam em mesa de rodada:

• "O que você está procurando hoje?"
• "Como a sua empresa costuma escolher fornecedor?"
• "O que mais atrapalha o seu dia a dia hoje?"
• "Que tipo de indicação seria útil para você?"

Essa última é a mais eficiente de todas, porque transforma a conversa em cooperação e cria a obrigação natural de reciprocidade.

Evite perguntas que soam como investigação comercial, do tipo "qual o seu faturamento" ou "quanto você gasta com isso hoje". Em primeiro contato, elas fecham a porta.

O tempo, que é o mesmo para todos

Em uma rodada, cada mesa tem tempo fixo, repartido por igual entre quem está sentado nela. Quem passa do seu tempo rouba tempo de outra pessoa, e a mesa inteira percebe.

Prepare-se antes: você vai repetir a mesma fala a cada troca de mesa, sempre para gente nova. Vale ensaiar cronometrado. Quase todo mundo estoura no primeiro ensaio. Veja como apresentar um produto ou serviço.

Erros de comunicação que se repetem

• Falar só de si. A mesa não é palco. É conversa.
• Vender antes de entender. Proposta sem diagnóstico soa genérica.
• Falar mal de concorrente. Em sala mista, ele pode estar duas mesas adiante. E mesmo que não esteja, quem ouve registra a informação sobre você, não sobre ele.
• Usar jargão do seu setor. Quem não entende não pergunta, só desconecta.
• Interromper. Corta a conversa e a boa vontade junto.
• Não anotar nada. Dezenas de conversas viram uma névoa em 48 horas.

O que fazer quando a mesa não engata

Acontece: mesa calada, gente cansada, alguém no celular. Duas saídas que funcionam.

Faça uma pergunta para a mesa inteira. "Quem aqui já teve problema com prazo de fornecedor?" Pergunta coletiva quebra o gelo melhor do que uma apresentação mais animada.

Ofereça algo antes de pedir. Uma indicação, um contato, uma informação útil. Quem dá primeiro muda o tom da mesa em segundos.

Depois da rodada

Comunicação boa na mesa sem retorno depois não gera nada. Nos dois dias seguintes, mande uma mensagem curta e específica para cada pessoa com quem a conversa fez sentido, citando algo que ela disse. O roteiro está em dicas para fortalecer relacionamentos após a rodada.

Continue por o que você nunca deve dizer em uma rodada e por 10 dicas para ter um networking eficiente.