Rodada de Negócios: Como se comunicar melhor com as empresas?

Este artigo é sobre a comunicação do organizador com as empresas participantes, não sobre técnica de conversa na mesa. A diferença importa: a maior parte da frustração em uma rodada nasce de expectativa desalinhada, e expectativa se alinha antes do evento, por escrito.

Se o que você procura é a técnica de conversa durante a rodada, veja 4 dicas para uma boa comunicação.

O erro mais caro: esconder quem vem

Muito organizador guarda a lista de participantes com medo de que alguém desista ao ver um concorrente. O efeito é o inverso do esperado.

Quando o participante sabe quem estará na sala, ele pesquisa as empresas, prepara perguntas específicas e chega com proposta em vez de folheto. Quando não sabe, ele chega para descobrir, e descobrir consome as primeiras rodadas.

Divulgar a lista faz três coisas: aumenta a preparação, aumenta o comparecimento, porque quem viu um nome interessante confirma de verdade, e reduz a chance de o participante achar que foi ao evento errado.

Se o formato é exclusivo, com um representante por área, avise isso no convite, porque é justamente o argumento de venda. Veja o que é uma rodada exclusiva.

As cinco mensagens que todo participante precisa receber

Comunicação de evento não é um convite. São cinco mensagens, cada uma com um trabalho.

1. Convite. O que é, para quem, quando, quanto custa e, principalmente, quantas conversas a pessoa vai ter. Diga o número.
2. Confirmação da inscrição. Dados conferidos, local, horário de chegada e o que trazer.
3. Preparação, três dias antes. Como funciona a dinâmica, quanto tempo cada um fala, quantos cartões trazer e o que preencher no cadastro. Esta é a mensagem que mais muda a qualidade do evento e a que mais gente esquece de enviar.
4. Véspera. Lembrete curto com endereço, estacionamento e horário de credenciamento.
5. Pós-evento, em até 48 horas. Lista de participantes, agradecimento, pesquisa de satisfação e a data da próxima edição.

O que a mensagem de preparação precisa dizer

Seja literal. O participante não conhece o formato.

• Quantos minutos ele terá para falar em cada mesa.
• Quantas rodadas o evento tem e quantas pessoas ele vai conhecer.
• Quantos cartões levar. Peça uma margem acima do número de pessoas que ele vai conhecer, porque sempre surge conversa extra no intervalo.
• Que o sinal sonoro comanda a troca de mesa e que ninguém deve se mover antes.
• Que oferta e demanda no cadastro determinam com quem ele vai sentar.

Esse último ponto é o mais subestimado. Cadastro mal preenchido produz mesa mal montada, e a culpa recai sobre a organização.

O número que sustenta a promessa do convite

Prometer "muito networking" não convence ninguém. Prometer um número de conversas convence, desde que o número esteja certo. É verificável, e é o que faz o ingresso valer o preço.

Esse número começa nas suas escolhas: conversas mais longas ou mais contatos por participante, mesa maior ou menor, quanto tempo cada um fala, rodada aberta ou setorial. Depois vem o que a sala comporta. As mesas e os lugares limitam quantos encontros novos existem, e as rodadas são consequência desse desenho.

Por isso, não escreva o número no convite antes de conferir. Se a promessa passar do que o desenho sustenta, o participante senta de novo com quem já conversou e percebe que o convite prometeu mais do que o evento entrega. O caminho está em quantas rodadas cabem no seu evento.

Na demonstração, o software mostra o que a sua sala comporta, com os seus números.

Comunicação no dia do evento

Dentro do salão, a comunicação deixa de ser texto e vira sinal.

• Abertura de dois minutos. Explique a dinâmica, o tempo de fala, o sinal de troca e para onde cada um vai. Curto e literal.
• Sinal sonoro claro. É ele que comanda a sala. Precisa ser ouvido no canto mais distante, acima do ruído das conversas.
• Instrução visível. Uma tela mostrando a rodada atual, o cronômetro e a instrução do momento resolve a maior parte das dúvidas sem que ninguém precise perguntar.
• Aviso de tempo. Um alerta faltando alguns segundos evita que a fala seja cortada no meio, que é o que mais irrita quem está apresentando.

No Rodada de Sucesso, os alertas sonoros são configuráveis por arquivo para início, aviso de 15 segundos, troca de mesa, intervalo e encerramento, com um padrão global e som próprio por evento, e podem ser gravações de voz. A segunda tela projeta rodada, cronômetro e instrução, e mostra o mapa de mesas durante o intervalo. As ocorrências ficam registradas com horário e rodada, o que dá base factual para responder qualquer reclamação depois.

Erros de comunicação que se repetem

• Convite sem o formato. Quem não entende o que vai acontecer não compra.
• Silêncio entre a inscrição e a véspera. É nesse vazio que as desistências acontecem.
• Explicar a dinâmica só no microfone. Metade da sala não ouve. Precisa estar escrito e projetado.
• Cortar o tempo de fala no meio do evento. É a mudança mais perceptível e a que mais gera reclamação. Prefira cortar rodadas.
• Sumir depois. Sem pesquisa e sem lista enviada, o evento acaba na porta.

Depois do evento

Envie a lista de participantes com contatos autorizados, a pesquisa de satisfação e o convite da próxima edição. Quem responde à pesquisa é quem volta, e as respostas são o material da melhoria seguinte. Veja como transformar feedbacks em melhorias e comunicação clara em rodadas de negócios.

Comunicação boa não é a mais bonita. É a que faz o participante chegar sabendo exatamente o que vai acontecer e sair sabendo exatamente o que fazer em seguida.