Rodada de Negócios: Considerações no dia do evento

O dia do evento não é o momento de planejar. É o momento de executar o que já foi decidido. Quem chega com decisões pendentes passa o dia apagando incêndio, e os participantes percebem.

Este é o roteiro do dia, hora a hora, com o que fazer quando algo sai do esperado.

Véspera: a visita que evita metade dos problemas

Vá ao local um dia antes, ou pela manhã se o evento for à tarde. Confira:

• se a montagem combinada é a que está no contrato;
• quantas mesas cabem de fato, com espaço para levantar;
• se o alerta sonoro é ouvido no canto mais distante;
• onde fica a tomada do operador e quantos metros de extensão você precisa;
• se o telão é visível de todas as mesas;
• se as mesas já estão numeradas.

Mudanças de última hora acontecem. Você quer saber delas antes dos participantes.

Duas horas antes: montagem

Chegue com folga real, não com trinta minutos. A referência que funciona é duas horas para eventos de até 60 pessoas.

Nessa janela:

• monte e numere as mesas, com display visível de longe;
• posicione a mesa de credenciamento longe da porta, para não formar gargalo;
• teste o som com a sala vazia e depois com pessoas dentro, porque o ruído muda tudo;
• teste a projeção e confira se o cronômetro é legível do fundo;
• separe os crachás em ordem alfabética, com a sequência de mesas de cada um;
• deixe o mapa de mesas impresso à mão, como plano de contingência.

Uma hora antes: credenciamento aberto

Abra o credenciamento uma hora antes do horário anunciado. Duas razões: quem chega cedo se acomoda em vez de esperar em pé, e você descobre cedo quem não vai aparecer.

Conte pessoal: uma pessoa no credenciamento a cada 30 participantes. Com uma pessoa só para 80 inscritos, a fila atrasa o início inteiro.

O café antes da abertura vale o custo. Ele resolve a parte social que, se não acontecer ali, vai acontecer durante as rodadas, atrapalhando o cronômetro.

Abertura: dois minutos que valem vinte

A explicação da dinâmica é a parte mais rentável do dia. Diga, nessa ordem:

1. Quantas rodadas o evento tem.
2. Quanto tempo cada pessoa terá para falar.
3. Quem começa a falar na mesa, para não haver hesitação.
4. Qual o sinal de troca e que ninguém deve se mover antes dele.
5. Onde cada um encontra a sua sequência de mesas.
6. Que negociação acontece no intervalo, não durante a fala dos outros.

Dois minutos aqui economizam vinte de confusão nas trocas.

Durante: o que o organizador realmente faz

O trabalho no salão é de condução e observação. Fique atento a quatro sinais:

• Mesa com uma pessoa sozinha. É o pior cenário visual e precisa ser resolvido antes da rodada seguinte.
• Troca lenta. Se leva mais de dois minutos, alguma coisa está errada no layout ou na instrução.
• Alguém falando muito além do tempo. Corrija com discrição na primeira vez. Na segunda, o resto da sala já está incomodado.
• Participante perdido. Uma pessoa procurando a mesa dela indica que a sequência não está clara.

O intervalo, que é parte do produto

Intervalo não é pausa, é a parte do evento em que a negociação acontece. As falas nas mesas apresentam, o intervalo aprofunda.

Duas coisas ajudam: projetar o mapa de mesas durante o intervalo, para que todos saibam para onde vão em seguida, e ter um espaço definido para material de divulgação, cartões e folders, de modo que as mesas de conversa não virem depósito.

Vinte minutos costumam bastar. Acima disso, a sala esfria e a retomada custa caro.

O que fazer quando algo dá errado

Alguém falta. Recalcule a distribuição antes da rodada seguinte, mantendo as rodadas já realizadas intocadas. No Rodada de Sucesso, um clique reorganiza só o necessário, e o que já aconteceu não muda.

Chegou gente sem inscrição. Cadastre rapidamente e recalcule. É melhor do que deixar a pessoa fora ou improvisar uma cadeira em uma mesa cheia.

Atraso no início. Corte rodadas, nunca corte o tempo de fala. Reduzir a fala no meio do evento é a mudança que os participantes mais percebem e mais reclamam.

Problema de som. O alerta comanda a sala. Tenha um segundo dispositivo disponível e, no limite, avise por voz de forma padronizada.

Queda do computador. No Rodada de Sucesso, o estado é salvo periodicamente e a sessão pode ser retomada de onde parou. Mesmo assim, mantenha o mapa impresso à mão.

Âncora ausente. Redistribua os fornecedores da mesa dela e comunique com transparência. Fingir que nada aconteceu é pior.

Encerramento e registro

Antes de a sala esvaziar, faça três coisas:

1. Agradeça, cite parceiros e patrocinadores e anuncie a data da próxima edição. É o melhor momento de venda do ano.
2. Peça a avaliação. Quem responde ali responde de verdade.
3. Confirme presença e ocorrências no sistema, enquanto a memória está fresca.

Depois, exporte os materiais: mapa de mesas, listas de participantes, de empresas e de presença, ocorrências e relatório executivo. Os indicadores de presença, conversas previstas contra realizadas, utilização das mesas e pessoas conhecidas são o que sustenta a conversa com patrocinador na edição seguinte.

Continue por checklist de rodada de negócios, o que fazer após a rodada e como se comunicar melhor com as empresas.

Dia de evento bem conduzido tem uma marca: o organizador conversa com participantes em vez de olhar para uma tela.